Consisteix en agrupar els albarans que compleixen unes condicions (mateix client, mateixa moneda, mateixa forma de pagament, mateixa sèrie) i que hagin estat impresos però no facturats. Els albarans agrupats sumen un total que és el que es factura al client en diferents terminis, decidits amb la forma de pagament.
En aquest primer filtre es poden escollir els albarans compresos entre dues dates determinades i una sèrie de facturació en concret, així com poder indicar la data en que volem facturar.
Al Tipus Facturació podrem indicar el albarans del tipus de facturació (segons el seu client) que volem facturar.
|
Atenció!!! Si algun client no té definides dades bancàries i els seus albarans són a crèdit, apareix un missatge d'avís: El client XXXXXX no té banc !!! i no deixa continuar amb la facturació fins que no s'especifiqui el banc al client. Tampoc cal oblidar que, si el client treballa amb un banc i la en la fitxa de dit banc té el camp 
marcat, tampoc deixarà continuar si no té el número de compte bancari introduït.
Al procedir la facturació es tanquen les finestres que estiguin obertes, i cal tenir cura de que la informació estigui degudament desada en dites finestres.
Un cop escollit el filtre, es porten tots els albarans que compleixen les característiques especificades agrupats per clients.
Per decidir de tots els albarans quins es vol facturar, es disposa de dos nivells de detall: a nivell de client i a nivell d'albarà.
En el nivell de client s'especifiquen les següents dades:
Entre claudàtors i a l'esquerra del text apareix el numero de factures que seran editades en el cas de seleccionar tots els albarans. A continuació el codi i nom del client, seguidament i entre parèntesis el percentatge de descompte sobre factura. Dit descompte es pot modificar fent un clic amb el botó esquerra del ratolí sobre la línia afectada, en el cas d'estar seleccionada.
En l'extrem dret de la línia de l'albarà apareix una menció entre parèntesi que pot ser (A Crèdit) o (Al Comptat), que ens indica en el primer cas que generarà una factura i cap en el segon.
Atenció !!! Els albarans de comptat no es facturen físicament, sinó que se'ls hi canvia el seu estat amb la finalitat de que, a partir d'aquest moment, ja no es puguin modificar i es puguin depurar si es necessari.
Al prémer el botó dret del ratolí sobre la línia d'un determinat albarà, apareix un menú flotant que dóna les opcions de modificar el % de descompte de la factura en cas de tenir-ho, o visualitzar el detall de dit albarà...només cal clicar en l'opció desitjada.
Un cop seleccionats els albarans que es volen facturar, es pot començar el procés de facturació prement [Acceptar].
Comença el procés de comptat: aquest consisteix en comptar l'import de les factures i comprovar si no n'hi ha cap en negatiu o que requereixi canvi de tipus de venciment segons condicions de facturació. En cas afirmatiu, apareix una pantalla on s'informa de les factures que hi ha en negatiu o les que ha canviat el tipus de venciment.
En aquesta pantalla es dóna la possibilitat de marcar les factures negatives que es volen editar o desmarcar les que es volen guardar per a una propera vegada.
En el cas de ser canvi de venciments es dóna la possibilitat de marcar les factures que es desitja canviar dit venciment o desmarcar les que es vol mantenir el indicat a l'albarà.
Atenció!!! Si es desmarca una factura en negatiu, no es facturarà cap albarà de la mateixa, i s'ha de tenir en compte que les factures amb total negatiu no generen lletres.
Seguidament, comença el procés de facturació. Una vegada finalitzat, i abans de començar el procés d'impressió, ens informa del número de factures que es realitzaran. Del client s'agafaran les dades del banc, tipus de despeses ...
Al finalitzar la impressió, apareix una pantalla que permet poder validar les factures impreses amb la finalitat de canviar-les d'estat. Es poden donar tres casos:
1- La impressió s'ha desenvolupat sense cap mena d'incidència: es prem [Validar] i passa de Pendent Facturació a Facturat (estat en que ja no es podent modificar ni anul·lar).
2- En la impressió s'ha produït un incident que afecta a la majoria dels documents editats (interrupció per tall de llum, o haver-se encallat el paper, etc.): es prem [No Validar] per el que el procés d'impressió es ignorat en la seva totalitat i es pot tornar a iniciar.
3- En la impressió s'ha produït un incident que afecta només una quantitat mínima de documents editats: es deixen marcats els documents editats correctament i es desmarquen els no correctes. Els primers seran validats, només havent de tornar a imprimir els afectats per la incidència i procedint, a continuació, com en el punt 1.
Atenció!!! No es generen lletres de les factures si el client té enregistrat un banc sense codi ABA o que el codi ABA sigui igual a zero.
Al validar impressió albarans o factures, es podrà prémer el botó dret del ratolí sobre un document (o Ctrl + P) per fer un previ per pantalla del document. Aquesta opció és útil si tan sols hem enviat els documents per E-Mail i en volem el seu detall.
El missatge que apareix en el procés de facturació que indica el número de factures a realitzar, no diu: s'imprimiran X factures, sinó que es generaran X factures, ja que les factures no necessàriament s'imprimiran.
En l'edició i la facturació d'albarans, només sortirà la pantalla de selecció d'impressora al trobar el primer document que s'hagi d'imprimir. Si tots els clients són per E-Mail no sortirà mai i passarà directament a la validació on, un cop acceptada (podem fer previs dels documents dins la pantalla de validació), s'enviaran per E-Mail.
Al presentar els documents en l'edició d'albarans o facturació surt per on sortirà el mateix, si hi ha una I serà per impressora, si hi ha una E serà per E-Mail, si hi ha una I i una E serà per impressora i E-Mail.
En l'edició d'albarans o facturació, tant sols envia els E-Mails al validar els documents.
Al validar albarans o fer factura des del manteniment d'albarans, també envia el document per E-Mail si així està configurat.
Al Reimprimir factures, també s'envien els E-Mails si és necessari (i tan sols s'imprimeixen les factures que així estigui configurat).
Quan imprimim un albarà des d'Albarans Manteniment, i aquest està pendent de facturació, sortirà per impressora i s'enviarà per E-Mail si així està configurat. (sempre, encara que no estigui configurat així en la fitxa del client, de totes formes es pot evitar activant Albarans sense Previ i no fent la impressió.
Al facturar un albarà des de Albarans Manteniment, s'enviarà per E-Mail la factura si així està configurat (encara que s'hagi dit que no es vol imprimir l'albarà).
La finestra de Selecció d'albarans per editar, Selecció d'albarans per facturar, indicarà el tipus de sortida prevista pels mateixos, poden indicar :
{Imp.} Si és exclusivament per Impressora.
{Imp.}{E-Mail} Si és per Impressora i E-Mail.
{E-Mail} Si és exclusivament per E-Mail.
La finestra de Selecció d'albarans per editar, Selecció d'albarans per facturar, i Preparació de lletres, es pot redimensionar amb el botó esquerra del ratolí i guardar els darrers paràmetres utilitzats.